Política de privacidad

1. Quiénes somos

Aforo es un servicio para gestionar listas de invitados, confirmaciones de asistencia (RSVP) y el control de entrada con código QR en eventos. En esta política, “Aforo”, “nosotros” y “nuestro” se refieren al responsable del servicio.

Para cualquier pregunta sobre privacidad puedes escribirnos a privacy@aforoevents.com.

2. Datos que recopilamos

Recopilamos solo los datos necesarios para que el servicio funcione:

• Datos de cuenta (organizadores, anfitriones y staff): correo electrónico y contraseña. La contraseña la gestiona Firebase Authentication y nunca la vemos ni la guardamos en texto plano. También guardamos las organizaciones a las que perteneces y tu rol en cada una.
• Datos de eventos: nombre, tipo, fecha, lugar y zona horaria del evento, mesas y el diseño de la invitación.
• Datos de invitados, que ingresa o importa el organizador: nombre, teléfono, correo electrónico, número de lugares, grupo, notas y mesa asignada.
• Respuestas de los invitados: confirmación o rechazo, lugares confirmados y el mensaje opcional que el invitado deja al responder.
• Registros de entrada: fecha y hora de cada ingreso, lugares que entraron, la cuenta que lo registró y un identificador aleatorio de la instalación de la app (no es un identificador del hardware ni de publicidad).
• Datos de facturación: plan contratado, montos, fechas y estado de los pagos. Los datos de tarjeta los procesa directamente el proveedor de pagos; Aforo no los recibe ni los guarda.
• Datos técnicos: registros del servidor (dirección IP, tipo de navegador o dispositivo, fecha y hora de las solicitudes) y el estado de entrega de los correos de invitación, que usamos para la seguridad y el soporte.
• Preferencias: el idioma elegido, guardado en una cookie o en el dispositivo.

3. Permisos y almacenamiento de la app móvil

La app móvil está pensada para el día del evento. Esto es lo que usa de tu dispositivo:

• Cámara: solo para escanear el código QR de los invitados en la entrada. Las imágenes se procesan en el momento; no se guardan ni se envían a nuestros servidores.
• Almacenamiento local: para que la entrada funcione sin conexión, la app guarda en el teléfono la lista del evento (nombre, lugares, confirmación, ingresos y una huella cifrada del código de invitación) y los ingresos pendientes de sincronizar. No guarda teléfonos ni correos de los invitados. Al cerrar sesión o eliminar la cuenta, estos datos se borran del dispositivo.
• Almacenamiento seguro: la sesión y el identificador aleatorio de la instalación se guardan en el almacenamiento cifrado del sistema (Keychain en iOS, Keystore en Android).
• Estado de la red: para saber si hay conexión y sincronizar los ingresos pendientes.

La app no accede a tu ubicación, contactos, fotos, micrófono ni a otras apps, no muestra publicidad y no incluye herramientas de rastreo ni de analítica de terceros.

4. Para qué usamos los datos

Usamos los datos únicamente para:

• Crear y mantener tu cuenta, verificar tu correo y permitirte recuperar la contraseña.
• Gestionar eventos e invitados, enviar invitaciones y recibir confirmaciones.
• Registrar y mostrar en vivo la entrada de los invitados.
• Procesar pagos, aplicar los límites de cada plan y emitir el historial de facturación.
• Dar soporte, prevenir abusos y proteger la seguridad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales.

No vendemos ni alquilamos datos personales, no los usamos para publicidad y no creamos perfiles de los invitados.

5. Datos de los invitados

Los datos de los invitados los proporciona el organizador del evento, que decide qué información cargar y con qué fin. Respecto de esos datos, Aforo actúa como encargado del tratamiento por cuenta del organizador, quien es responsable de contar con el permiso o la base legal necesarios para compartirlos.

Si eres invitado y quieres consultar, corregir o eliminar tus datos, puedes pedírselo al organizador del evento o escribirnos y lo coordinaremos con él.

6. Con quién compartimos los datos

Solo compartimos datos con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo acuerdos que los obligan a protegerlos:

• Google Cloud y Firebase (Google LLC): autenticación, base de datos, alojamiento del panel y del servidor.
• Resend: envío de las invitaciones y notificaciones por correo electrónico.
• Proveedor de pagos: cobro de planes y extras.

Cuando un organizador comparte una invitación por WhatsApp, el mensaje se envía desde su propia cuenta de WhatsApp; Aforo no envía mensajes de WhatsApp en su nombre ni recibe datos de WhatsApp.

Dentro de cada organización, los miembros ven los datos según su rol: el staff de la entrada no ve teléfonos ni correos de los invitados. Los agentes de soporte de Aforo pueden acceder a una organización para ayudar a sus miembros; esos accesos quedan registrados en un historial de auditoría.

También podemos divulgar datos si la ley lo exige, para responder a una orden de autoridad competente o para proteger los derechos y la seguridad de Aforo y de sus usuarios.

7. Dónde se guardan los datos

Los datos se alojan en servidores de Google Cloud ubicados en los Estados Unidos. Al usar Aforo desde otro país, tus datos se transfieren a ese país, con las medidas de protección que ofrecen nuestros proveedores.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos de la cuenta mientras esté activa. Los datos de eventos e invitados se conservan mientras la organización los mantenga; el organizador puede eliminar invitados y eventos en cualquier momento.

Los registros de pagos se conservan el tiempo que exijan las obligaciones fiscales y contables. Los registros técnicos del servidor se conservan por un periodo limitado y luego se eliminan.

9. Seguridad

Toda la comunicación viaja cifrada (HTTPS/TLS). El acceso a los datos está restringido por organización y por rol, los enlaces de invitación usan códigos aleatorios de los que solo guardamos una huella cifrada, y las acciones sensibles quedan registradas. Ningún sistema es infalible, pero revisamos y mejoramos estas medidas de forma continua.

10. Tus derechos y cómo eliminar tu cuenta

Puedes solicitar acceso, corrección, eliminación o una copia de tus datos personales, así como oponerte a su tratamiento, escribiéndonos a nuestro correo de privacidad. Responderemos en un plazo razonable y, como máximo, en el que exija la ley aplicable.

Eliminar tu cuenta: en la app móvil, entra en Ajustes → Eliminar cuenta y confirma con tu contraseña. También puedes pedirlo por correo desde la dirección de tu cuenta. Al eliminarla se borran tu acceso y tus datos de cuenta; si eres el único propietario de una organización, indícanos si quieres que eliminemos también sus eventos e invitados.

11. Menores de edad

Las cuentas de Aforo son para personas mayores de edad. No recopilamos a sabiendas datos directamente de menores. Algunos eventos pueden incluir invitados menores de edad (por ejemplo, unos XV años); en ese caso, sus datos los carga el organizador, que es responsable de contar con el consentimiento de sus padres o tutores.

12. Cookies

El panel web usa solo cookies y almacenamiento local necesarios para mantener tu sesión y recordar el idioma. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.

13. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son importantes, te avisaremos por correo o dentro del servicio.

14. Contacto

Si tienes preguntas, solicitudes o quejas sobre esta política o tus datos, escríbenos a privacy@aforoevents.com.